Confidentialité

Version du 21 juillet 2026.

Données collectées et méthode de collecte

Documia reçoit les données que vous fournissez dans l’application : identifiant de l’espace privé, adresse e-mail et nom de compte facultatifs, langue, pages photographiées ou importées, captures d’e-mails, texte reconnu sur le téléphone, titre, expéditeur, résumé, montant, échéance, statut, rappels, questions et informations données pour rédiger une réponse. Si vous configurez un profil de réponse, le prénom, le nom, le numéro de téléphone facultatif ainsi que la rue, le code postal et la localité facultatifs sont aussi conservés. Les identifiants de notification sont collectés si vous activez les rappels. Des empreintes non réversibles de l’adresse IP et de l’appareil ainsi que des journaux techniques limités servent à sécuriser le service.

Utilisations

Ces données permettent de stocker, afficher, rechercher et classer vos courriers et captures d’e-mails, de créer des rappels, de répondre à vos questions, de préparer un texte de réponse à copier avec votre signature, de mettre cette réponse en page comme lettre PDF sur votre appareil, de fournir l’assistant vocal, d’assurer la sécurité et de traiter les demandes d’assistance. Documia n’envoie jamais l’e-mail ou la lettre à votre place. Documia ne vend pas vos données et ne les utilise pas pour la publicité ou le suivi.

Consentement à l’intelligence artificielle

Avant tout envoi à un service d’IA tiers, Documia affiche les données concernées, le destinataire et la finalité, puis vous demande une autorisation explicite. Si vous refusez, vous pouvez toujours stocker, rechercher et classer manuellement vos courriers et utiliser les rappels. Vous pouvez retirer votre autorisation à tout moment dans Réglages ; aucun nouvel envoi à Google Gemini ou OpenAI n’a alors lieu.

Destinataires

• Google Gemini reçoit, seulement après votre autorisation, les pages ou images du courrier ou de l’e-mail, le texte reconnu, les informations associées, vos questions et les indications que vous donnez pour classer, résumer, expliquer le document ou préparer une réponse. Votre profil de réponse — prénom, nom, téléphone et adresse postale — n’est pas envoyé à Gemini ; Documia ajoute uniquement la signature au brouillon sur son propre serveur. L’adresse postale est utilisée seulement par l’application pour créer le PDF sur votre appareil.
• OpenAI reçoit, seulement lorsque vous lancez l’assistant vocal après autorisation, votre audio, sa transcription, ainsi que le titre, l’expéditeur, le résumé, le montant, l’échéance et le statut des courriers utiles afin de répondre oralement. Documia ne conserve pas l’audio ni la transcription sur son serveur après la session.
• Infomaniak héberge le service et les données chiffrées. Apple Push Notification service et, sur les appareils concernés, Google Firebase Cloud Messaging reçoivent le jeton et le contenu minimal nécessaire à un rappel activé.

Protection par les tiers

Documia n’utilise que des services API soumis à des obligations contractuelles, de confidentialité et de sécurité imposant une protection des données au moins équivalente à la présente politique. Selon les conditions API applicables à Documia, Google et OpenAI n’utilisent pas par défaut le contenu transmis pour entraîner leurs modèles. Ils peuvent conserver temporairement certaines données pour fournir et sécuriser le service, détecter les abus ou respecter la loi, conformément à leurs conditions de traitement.

Sécurité et conservation

Les transferts utilisent TLS. Le contenu des courriers et e-mails, les fichiers, les questions, le profil de réponse comprenant l’adresse postale et les jetons sont chiffrés au repos. Les indications utilisées pour rédiger une réponse et les brouillons générés ne sont pas conservés par le serveur après la réponse. Les autres données restent dans votre espace jusqu’à leur suppression ou celle du compte. Les journaux techniques excluent volontairement le texte des courriers, les questions, les indications de réponse, les codes et les clés secrètes. Après suppression, les données actives et fichiers associés sont retirés ; les sauvegardes de sécurité expirent selon la politique de l’hébergeur et ne sont pas remises en service.

Vos choix

Vous pouvez consulter et corriger vos courriers, modifier ou effacer votre profil de réponse et son adresse postale, retirer l’autorisation IA, exporter vos données ou supprimer toutes vos données depuis l’application. Pour toute question ou demande : privacy@app-demo.ch.